ACHADO

ORGÃO RESPONSÁVEL

RECOMENDAÇÃO

1 - Ausência de normas definindo as competências dos órgãos/entidades na gestão e processamento da folha de pagamento.

Seap/DRH

Recomendar a atualização das normas que tratam das competências das entidades na gestão e no processamento da folha de pagamento, estabelecendo os critérios e os procedimentos a serem adotados pelos órgãos da administração pública direta, órgãos de regime especial, empresas dependentes, autarquias e fundos do Poder Executivo do Estado do Paraná.

2 - Ausência de normatização de procedimentos para admissão de pessoal, especificamente sobre acúmulo de cargos e salários.

Seap/DRH

Recomendar que viabilize normativa voltada à prevenção da acumulação ilegal de cargos e salários, contendo ao menos o seguinte: definição de procedimentos para a verificação no momento da posse, especificando quais bases de dados/portais de transparência devem ser pesquisados para a constatação do não acúmulo, bem como orientando anexar os comprovantes das pesquisas aos processos de admissão, quando da prestação da declaração por parte do RH; e definição da atuação da Comissão Especial de Acúmulo de Cargos, em atendimento ao art. 274 da Lei Estadual nº 6174/1970, para que atue preventivamente realizando trabalhos de verificações, pesquisas e levantamentos de possíveis acúmulos ilegais.

3 - Ausência de normas definindo os procedimentos para inclusão e exclusão, no sistema de folha de pagamento, de parcelas que compõem a remuneração.

Seap/DRH

- Recomendar que providencie a efetiva manualização do processo PRconsig, descrevendo todos os procedimentos que devem ser efetuados pelas unidades de RH, tais como conferências e validações, dentre outros.

- Recomendar que atualize com urgência o "Manual do Sistema Meta4" e que o disponibilize a todos os servidores de RH, juntamente com um trabalho de conscientização de que essa ferramenta deve ser utilizada constantemente.

- Recomendar que o "Manual do Sistema Meta4" não seja somente de operação do sistema, mas que também defina os procedimentos a serem adotados na operacionalização da folha, principalmente os relacionados às conferências. Assim, para cada rotina demonstrada no manual deve haver a orientação para a realização da conferência, informando qual é o relatório do sistema adequado para a realização dessa atividade.

4 - Ausência de manuais atualizados de parametrizações do sistema de folha de pagamento.

Seap/DRH

Recomendar que viabilize a edição de um manual onde sejam definidos os procedimentos e os atores envolvidos no processo de parametrização do Meta4, quando da inclusão ou alteração de uma vantagem ou desconto.

5 - Ausência de normativas definindo a política de controle de acesso, no que diz respeito à prevenção de acessos não autorizados aos sistemas de RH.

Seap/DRH

Recomendar que viabilize a edição de normativa estabelecendo a política de controle de acesso com o objetivo de proteger dados, programas e sistemas de RH.

6 - Ausência de manuais que padronizem a obtenção e os cálculos de dados, oriundos da folha de pagamento, para disponibilização externa.

Seap/DRH

Recomendar que viabilize a manualização dos procedimentos de exportação de informações de RH para as diferentes disponibilizações a usuários/sistemas externos, tais como: Portal de Transparência do Estado, relatórios legais e envio ao Tribunal de Contas por meio do Sistema Integrado de Atos de Pessoal (SIAP). É importante que os procedimentos sejam descritos em manuais ou documentos técnicos, onde estejam explícitas as regras de transformação/agregação dos valores a serem disponibilizados.

7 - Não integração ou falha na integração entre o sistema de atos de pessoal com de folha de pagamento.

Detran, Sesp/Depen, Sesp/Polícia Científica, Sesp/Polícia Civil e Sesp/Polícia Militar

- Recomendar às entidades que as Unidades de RH façam uma comunicação formal à Seap justificando a necessidade de se utilizar sistemas complementares ao Meta4, assim como solicitando a integração, no tocante às informações compartilhadas, entre cada um deles e o Meta4.

- Recomendar à Seap que, no prazo de 6 meses, apresente um estudo contendo o levantamento de todos os sistemas complementares utilizados pelas unidades de RH e a viabilidade de se integrar as informações registradas nestes diferentes sistemas ao Meta4. De forma que, as informações geradas por esses sistemas migrem automaticamente para o Meta4, reduzindo o retrabalho e suas consequências.

8 - Não integração ou falha de integração entre os sistemas geradores de informações que afetem a remuneração com o sistema de folha de pagamento.

Detran, Jucepar, Sesa, Sesp/GRHS e Sesp/Depen

- Recomendar às entidades que as Unidades de RH façam uma comunicação formal à Seap justificando a necessidade de se utilizar sistemas complementares ao Meta4, assim como solicitando a integração, no tocante às informações compartilhadas, entre cada um deles e o Meta4.

- Recomendar à Seap que, no prazo de 6 meses, apresente um estudo contendo o levantamento de todos os sistemas complementares utilizados pelas unidades de RH e a viabilidade de se integrar as informações registradas nestes diferentes sistemas ao Meta4. De forma que, as informações geradas por esses sistemas migrem automaticamente para o Meta4, reduzindo o retrabalho e suas consequências.

9 - Ausência de conferências das informações de folha de pagamento geradas para alimentar o Siap/TCE-PR.

Seap/DRH

Recomendar que adote o procedimento de realizar conferências periódicas das informações disponibilizadas na tabela DE/PARA com as existentes no sistema de folha de pagamento, a fim de verificar se todos os códigos de vantagens e descontos estão sendo considerados de forma correta para a agregação de valores.

10 - Ausência de conferências das informações de folha de pagamento geradas para alimentar o portal da transparência.

Seap/DRH

Recomendar que adote o procedimento de realizar conferências periódicas das informações de folha de pagamento disponibilizadas no Portal de Transparência do Estado, a fim de verificar se todos os códigos de vantagens e descontos estão sendo considerados de forma correta para a agregação de valores.

- Recomendar que as informações referentes aos pagamentos efetuados ao Corpo de Militares Estaduais Inativos Voluntários (CMEIV) sejam disponibilizadas no Portal de Transparência do Estado.

11 - Ausência de conferências das informações relativas à inclusão de novos servidores registradas no sistema de atos de pessoal.

Casa Militar, Comec, Sesp/Depen, Detran, Jucepar, Sesp/Polícia Civil, Sesp/Polícia Militar, Seap/GRHS, Sedu, Seed, Sesa e Sesp/GRHS

Recomendar às entidades que as Unidades de RH adotem a prática de conferência das informações de admissão de pessoal registradas no sistema de folha de pagamento com os atos de nomeação e anexe ao processo da folha de pagamento do respectivo mês, pelo menos, as cópias dos atos de nomeação e o relatório de admitidos, como forma de evidenciar a conferência.

12 - Ausência de conferências das informações relativas à inativação de servidores desligados registradas no sistema de atos de pessoal.

Casa Militar, Comec, Sesp/Depen, Detran, Jucepar, Sesp/Polícia Civil, Seap/GRHS, Sedu, Seed, Sesa e Sesp/GRHS

Recomendar às entidades que as Unidades de RH adotem a prática de conferência das informações de desligamentos de pessoal registradas no sistema de folha de pagamento com os seus respectivos atos e anexe ao processo da folha de pagamento do respectivo mês, pelo menos, as cópias dos atos de desligamento e o relatório de desligados, como forma de evidenciar a conferência.

13 - Deficiências nas verificações a fim de evitar o acúmulo ilegal de cargos e salários.

Casa Civil, Comec, Detran, Jucepar, Sesp/Polícia Militar, Seap/GRHS, Sedu, Seed, Sesa e Sesp/GRHS

Recomendar às entidades que as Unidades de RH adotem o procedimento de pesquisas em portais de transparências estaduais, federais e do município de residência do servidor a ser nomeado, para embasar a declaração prestada pela chefia de RH sobre a constatação ou não do acúmulo de cargos e anexe os comprovantes dessas pesquisas aos processos de admissão.

14 - Ausência de conferência das informações lançadas manualmente no sistema de folha de pagamento.

Sesp/Depen, Sesp/Polícia Militar, Seap/GRHS, Sedu, Seed, Sesa e Sesp/GRHS

Recomendar às entidades que as Unidades de RH adotem a prática de conferência das informações registradas no sistema de folha de pagamento de forma manual com os atos que deram origem aos registros e anexe os documentos utilizados para tal conferência ao processo da folha de pagamento do respectivo mês.

15 - Ausência de conferência das informações importadas de outros sistemas para o sistema de folha de pagamento.

Seed

Recomendar que as Unidades de RH adotem a prática de conciliações das informações importadas de outros sistemas para o sistema de folha de pagamento, por meio da verificação de valores agregados, e anexe os relatórios utilizados para tal conciliação ao processo da folha de pagamento do respectivo mês, como forma de evidenciar a conciliação

16 - Ausência de treinamento inicial aos profissionais que assumem as atividades de gestão da folha de pagamento.

Seap/DRH

Recomendar que disponibilize treinamento ao servidor que assume a atribuição de gestão no processo de folha de pagamento.

17 - Ausência de treinamento inicial aos profissionais que assumem as atividades de operacionalização da folha de pagamento.

Seap/DRH

- Recomendar que disponibilize treinamento ao servidor que assume a atribuição de operacionalização no processo de folha de pagamento.

18 - Ausência de segregação de funções nas atividades de anotações de atos de pessoal e operacionalização da folha de pagamento.

Casa Civil, Casa Militar, Comec, Jucepar, Sesp/Depen, Sesp/Polícia Científica, Seap/GRHS, Sedu, Seed e Sesp/GRHS

 - Recomendar às entidades que estabeleçam, nas Unidades de RH, a divisão racional do trabalho, com a identificação clara e objetiva das normas, procedimentos e números de subordinados compatíveis, possibilitando a supervisão adequada, a fim de não se concentrar todas as fases inerentes ao registro de atos de pessoal e à operacionalização da folha de pagamento sob inteira responsabilidade de um único funcionário.

- Recomendar à Seap, em sua função de coordenação, que elabore estudo de dimensionamento das Unidades de RH com foco na capacidade de segregação de atividades, avaliando os riscos de concentração de atividades sob responsabilidade de um mesmo servidor.

19 - Ausência de segregação de funções entre as atividades de inclusão/exclusão de parcelas que compõem a remuneração no sistema de folha de pagamento e de conferência dos valores lançados.

Casa Civil, Casa Militar, Comec, Jucepar, Sesp/Depen, Sesp/Polícia Científica, Sesp/Polícia Militar, Sedu, Seed, Sesa e Sesp/GRHS

- Recomendar às entidades que estabeleçam, nas Unidades de RH, a divisão racional do trabalho, com a identificação clara e objetiva das normas, procedimentos e números de subordinados compatíveis, possibilitando a supervisão adequada, a fim de não se concentrar todas as fases inerentes à inclusão/exclusão de parcelas que compõem a remuneração no sistema de folha de pagamento e à conferência dos valores lançados sob inteira responsabilidade de um único funcionário.

- Recomendar à Seap, em sua função de coordenação, que elabore estudo de dimensionamento das Unidades de RH com foco na capacidade de segregação de atividades, avaliando os riscos de concentração de atividades sob responsabilidade de um mesmo servidor.

20 - Inexistência de ciência de obrigações e responsabilidades quanto ao acesso ao sistema.

Casa Civil, Comec, Seap/DRH, Jucepar, Sesp/Depen, Sesp/Polícia Civil, Sesp/Polícia Militar, Sedu, Seed e Sesa

Recomendar às entidades que orientem os servidores quanto as suas obrigações e responsabilidades ao acessar os sistemas de RH, materializando-a na forma de assinatura do Termo de Responsabilidade de Acesso.

21 - Compartilhamento de chaves de acesso individual.

Sesp/Polícia Militar e Seed

- Recomendar às entidades que as Unidades de RH instituam mecanismos de controle a fim de evitar a prática de compartilhamento de chaves de acesso individual.

- Recomendar à Seap que institua mecanismo de controle sistêmico a fim de evitar a ocorrência de acessos simultâneos para uma mesma chave no Meta4.

Processo nº:

773110/20

Acórdão nº

320/21 - Tribunal Pleno

Assunto:

Homologação de Recomendações

Entidade:

Tribunal de Contas do Estado do Paraná

Interessados:

Casa Civil, Casa Militar, Coordenação da Região Metropolitana de Curitiba, Secretaria de Estado da Administração e Previdência e outros

Relator:

Conselheiro José Durval Mattos do Amaral