PORTARIA Nº 449, DE 18 DE MAIO DE 2021

Regulamenta os procedimentos e as diretrizes para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços, no âmbito dos órgãos e das entidades vinculadas do Ministério da Justiça e Segurança Pública, conforme critérios e padrões definidos pela Instrução Normativa nº 73, de 05 de agosto de 2020, da Secretaria de Gestão da Secretaria de Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

O SECRETÁRIO-EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA, no uso de suas atribuições previstas nos incisos II e IV, do art. 83 da Portaria nº 1.222, de 21 de dezembro de 2017, do Ministério da Justiça e Segurança Pública, e tendo em vista o disposto no inciso X, do art. 40, e no inciso IV, do art. 43, ambos da Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993, no Decreto n° 7.892, de 23 de janeiro de 2013, na Instrução Normativa nº 73, de 05 de agosto de 2020, da Secretaria de Gestão da Secretaria de Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia e suas alterações, resolve:

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre os procedimentos e diretrizes para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços, no âmbito dos órgãos e entidades vinculadas do Ministério da Justiça e Segurança Pública, conforme critérios e padrões definidos pela Instrução Normativa nº 73, de 05 de agosto de 2020, da Secretaria de Gestão da Secretaria de Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

§1º A pesquisa de preço tem como objetivos mínimos:

I - fixar o preço estimado e justo que a Administração está disposta a contratar;

II - delimitar os recursos orçamentários necessários à licitação;

III - definir a modalidade licitatória;

IV - auxiliar na apuração da necessidade, ou não, de realizar processo licitatório destinado exclusivamente à participação de microempresas e empresas de pequeno porte nos itens ou lotes de licitação cujo valor se enquadre nos limites previstos no Decreto nº 8.538, de 6 de outubro de 2015;

V - identificar sobrepreços em itens de planilhas de custos;

VI - identificar jogos de planilhas;

VII - conferir maior segurança na análise da exequibilidade da proposta ou de itens da proposta;

VIII - impedir a contratação acima do preço praticado no mercado;

IX - servir de parâmetro objetivo para julgamento das ofertas apresentadas;

X - garantir a seleção da proposta mais vantajosa para a Administração;

XI - auxiliar o gestor a identificar a necessidade de negociar os preços registrados em ata com os fornecedores, em virtude da exigência de pesquisa periódica;

XII - servir de parâmetro nas renovações contratuais;

XIII - subsidiar decisão do pregoeiro para desclassificar as propostas apresentadas que não estejam em conformidade com os requisitos estabelecidos no edital;

XIV -auxiliar à identificação de vantagem econômica na adesão à ata de registro de preços;

XV - auxiliar na definição dos critérios de recebimento do objeto a ser contratado; e

XVI - auxiliar a justificativa de preços na contratação direta.

§2º Por sobrepreço entende-se o preço contratado em valor expressivamente superior aos preços referenciais de mercado.

Art. 2º A pesquisa de preços será materializada em documento próprio, devendo conter, no mínimo:

I - identificação do agente responsável pela cotação;

II - caracterização das fontes consultadas, apensando aos autos os documentos comprobatórios;

III - série de preços coletados;

IV - método matemático aplicado para a definição do valor estimado; e

V - justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração ou não de valores inexequíveis, inconsistentes e excessivamente elevados, se aplicável.

Art. 3º A pesquisa de preços será realizada em observância às orientações contidas nos Anexos I, II e III desta Portaria e mediante a utilização dos seguintes parâmetros:

I - painel de preços, disponível no endereço eletrônico gov.br/paineldeprecos, desde que as cotações se refiram a aquisições ou contratações firmadas no período de até um ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;

II - aquisições e contratações similares de outros entes públicos, firmadas no período de até um ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;

III - dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que compreendidos no intervalo de até seis meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório, contendo a data e hora de acesso; ou

IV - pesquisa direta com fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que os orçamentos considerados estejam compreendidos no intervalo de até seis meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório.

§ 1º Os documentos citados nos incisos I a IV do caput devem estar válidos e colacionados na íntegra aos autos.

§ 2º Quando a pesquisa de preços for realizada nos termos do inciso IV do caput, deverão ser observados:

I - compatibilidade entre o prazo de resposta conferido ao fornecedor e a complexidade do objeto a ser licitado;

II - obtenção de propostas formais, contendo, no mínimo:

a) descrição do objeto, valor unitário e total;

b) número do Cadastro de Pessoa Física - CPF ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ do proponente;

c) endereço e telefone de contato; e

d) data de emissão;

III - registro, nos autos, da contratação correspondente e da relação de fornecedores que, embora consultados, não enviaram cotação.

§ 3º Os parâmetros poderão ser utilizados de forma combinada ou não, devendo ser priorizados os previstos nos incisos I e II do caput.

§ 4º A impossibilidade de utilização prioritária dos parâmetros previstos nos incisos I e II do caput deve ser justificada e comprovada mediante a juntada de documentos que evidenciem ter havido efetiva tentativa de emprego deles.

§ 5º A definição dos parâmetros utilizados, no caso concreto, para a realização da pesquisa de preços deve ser formalmente justificada e a instrução processual deverá conter a documentação comprobatória das razões que forem, para tanto, invocadas.

§ 6º A pesquisa de preços realizada exclusivamente com a utilização do parâmetro previsto no inciso IV do caput somente será admitida quando comprovada a inviabilidade de utilização dos parâmetros previstos nos incisos I e II do caput, devendo ser apensados ao processo documentos que comprovem tal impossibilidade.

Art. 4º Para a obtenção do preço de referência, serão utilizados como metodologia a média, a mediana ou o menor dos preços obtidos na pesquisa de preços, conforme Anexo II desta Portaria, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais parâmetros do art. 2º, desconsiderados os preços inexequíveis, inconsistentes e os excessivamente elevados.

§ 1º Excepcionalmente, mediante justificativa e autorização da autoridade competente da unidade requisitante responsável pela pesquisa, serão admitidas outras metodologias para a obtenção do preço de referência distintas daquelas previstas no caput, assim como pesquisas com menos de três preços.

§ 2º Nas hipóteses em que se enquadram à situação prevista acima, deve-se utilizar a metodologia menor preço em detrimento da média ou mediana, ou justificar a utilização destas.

Art. 5º Os preços coletados deverão ser analisados de forma crítica, em especial, quando houver grande variação entre os valores, devendo ser observadas as condições comerciais praticadas, incluindo prazos e locais de entrega, instalação e montagem do bem ou execução do serviço, formas de pagamento, fretes, garantias exigidas, marcas e modelos, quando for o caso.

§ 1º Para definição do preço referência, serão desconsiderados os preços inexequíveis, inconsistentes e os excessivamente elevados, devendo a unidade requisitante responsável pela pesquisa utilizar, preferencialmente, o método desvio padrão, conforme Anexo II-D e os seguintes critérios:

I - preço excessivamente elevado: preço maior que o resultado da média das propostas somado ao desvio padrão;

II - preço inexequível: preço menor que o resultado da média das propostas subtraído do desvio padrão; e

III - preço inconsistente: preço incoerente em relação à quantidade e qualidade do item pesquisado.

§ 2º Mediante justificativa técnica, a unidade requisitante poderá utilizar outro critério ou metodologia para desconsiderar os preços excessivamente elevados e inexequíveis, devendo apresentar fundamentação da metodologia aplicada no processo administrativo.

§3º O preço poderá deixar de ser considerado inexequível, ou inconsistente, quando a tecnologia empregada seja a justificativa para o valor mais barato.

Art. 6º Para subsidiar a comprovação de que o valor do contrato de serviços continuados permanece economicamente vantajoso para a Administração, com a finalidade de viabilizar a prorrogação do respectivo prazo de vigência, a unidade requisitante deverá observar as regras gerais estabelecidas nesta Portaria, com destaque para o preconizado nos arts. 2º, 3º e 4º, bem como as diretrizes estabelecidas no Anexo IX da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, da Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão e as orientações fixadas no Parecer Referencial nº 1/2018/CONJUR-MJ/CGU/AGU, aprovado pelo Despacho nº 03927/2018/CONJUR-MJ/CGU/AGU (Nup. 00734.002041/2018-93), aduzidos no MEMORANDO-CIRCULAR n. 00004/2018/CONJUR-MJ/CGU/AGU.

Parágrafo único. A Administração deverá realizar negociação contratual com a contratada para:

I - adequação dos valores àqueles encontrados na pesquisa de mercado; e

II - redução ou eliminação dos custos fixos ou variáveis não renováveis que já tenham sido amortizados ou pagos no primeiro ano da contratação.

Art. 7º A possibilidade de contratação direta não a isenta a comprovação de regularidade dos preços e de desconsiderar propostas excessivas ou inexequíveis, mediante circunstanciada justificativa da autoridade competente da unidade requisitante.

Art. 8º A correta caracterização das hipóteses de dispensa de licitação em razão do valor, previstas nos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, pressupõe uma ampla e criteriosa pesquisa de preços no mercado.

Art. 9º Na hipótese de aquisições por dispensa de licitação, fundamentadas no inciso II do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993, as unidades gestoras integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG deverão adotar, preferencialmente, o sistema de cotação eletrônica, conforme disposto na legislação vigente.

Art. 10. Nas contratações por dispensa de licitação para a contratação de serviços, previstas nos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993, a unidade requisitante deverá utilizar o menor preço ofertado por fornecedor, após comparação com o referencial apurado na pesquisa.

Art. 11. Os processos de inexigibilidade de licitação deverão ser instruídos com a devida justificativa de que o preço ofertado à administração é condizente com o praticado pelo mercado, em especial por meio de:

I - documentos fiscais ou instrumentos contratuais de objetos idênticos, comercializados pela futura contratada, emitidos no período de até um ano anterior à data da autorização da inexigibilidade pela autoridade competente; ou

II - tabelas de preços vigentes divulgadas pela futura contratada em sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, contendo data e hora de acesso.

§1º Poderão ser utilizados outros critérios ou métodos, desde que devidamente justificados nos autos pelo gestor responsável e aprovados pela autoridade competente.

§2º Excepcionalmente, caso a futura contratada não tenha comercializado o objeto anteriormente, a justificativa de preço de que trata o caput pode ser realizada com objetos de mesma natureza.

§3º Caso a justificativa de preços aponte para a possibilidade de competição no mercado, vedada está a inexigibilidade.

§ 4º O disposto neste artigo aplica-se, no que couber, às hipóteses de dispensa de licitação, em especial as previstas nos incisos III, IV, XV, XVI e XVII do artigo 24 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.

Art. 12. A unidade requisitante deverá elaborar planilha com mapa comparativo de preços, conforme modelo constante no Anexo II, a depender da metodologia escolhida, bem como preencher lista de checagem constante do Anexo III desta Portaria.

Parágrafo único. Realizado o disposto no caput, deverá a unidade requisitante consolidar as informações da pesquisa de preços em documento formal, instruir o processo com o mapa comparativo de preços e documentações comprobatórias, devidamente assinados pela autoridade da unidade requisitante, e encaminhar à unidade licitante.

Art. 13. Para comprovação da realização da pesquisa de preços é necessário juntar aos autos cópias dos relatórios emitidos pelos sítios eletrônicos, portais e ferramentas governamentais, plataformas privadas que disponibilizem serviços de pesquisa, dos contratos e das atas de registro de preços vigentes firmados por outros órgãos públicos, das páginas consultadas nos sítios eletrônicos especializados e da resposta obtida junto ao fornecedor, ainda que se trate de manifestação de desinteresse de ofertar cotação.

Art. 14. Compete ao Serviço de Conformidade de Pesquisa de Preços ou unidade equivalente de licitação dos órgãos e das entidades vinculadas do Ministério da Justiça e Segurança Pública, analisar a documentação de instrução da pesquisa de preços e atestar a sua conformidade com as diretrizes desta Portaria e da Instrução Normativa nº 73, de 2020, da Secretaria de Gestão da Secretaria de Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia, não adentrando, porém, nas justificativas técnicas das unidades requisitantes para a determinação do preço de referência da contratação.

Art. 15. As estimativas de preços de itens que constem nos catálogos de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) com condições padronizadas, publicadas pela Secretaria de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital, deverão utilizar como parâmetro máximo o preço máximo de compra de item de TIC (PMC-TIC), salvo se a pesquisa de preços realizada resultar em valor inferior ao PMC-TIC.

§1º A pesquisa de preços a que se refere o caput deste artigo deverá observar as regras estabelecidas na Instrução Normativa nº 73, de 2020, da Secretaria de Gestão da Secretaria de Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

§2º Os valores obtidos na pesquisa deverão ser contrapostos aos valores máximos apresentados no catálogo, devendo-se escolher o que for mais econômico ou vantajoso para a administração.

Art. 16. Na pesquisa de preço relativa às contratações de prestação de serviços com dedicação de mão de obra exclusiva, aplica-se o disposto na Instrução Normativa nº 5, de 2017, da Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, observando, no que couber, o disposto nesta Portaria.

Art. 17. O preço máximo a ser praticado na contratação poderá assumir valor distinto do preço estimado na pesquisa de preços feita na forma desta Instrução Normativa.

§ 1º É vedado qualquer critério estatístico ou matemático que gere preços superiores ao preço máximo.

§ 2º O preço máximo poderá ser definido a partir do preço estimado na pesquisa de preço, acrescido ou subtraído de determinado percentual, de forma justificada.

§ 3º O percentual de que trata o § 2º deve ser definido de forma a aliar a atratividade do mercado e a mitigação de risco de sobrepreço.

Art. 18. Fica dispensada a pesquisa de preços para os bens e serviços cujos preços sejam fixados por órgão oficial competente.

Art. 19. O disposto nesta Portaria não se aplica a obras e serviços de engenharia, de que trata o Decreto nº 7.983, de 8 de abril de 2013, conforme Instrução Normativa nº 73, de 2020, da Secretaria de Gestão da Secretaria de Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

Art. 20. Os casos omissos serão tratados pela unidade licitante de cada órgão ou entidade vinculada do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

Art. 21. Fica facultada a aplicação do disposto nesta Portaria às entidades vinculadas que possuam regulamentação específica até a data de publicação desta.

Art. 22. Fica revogada a Portaria nº 804, de 13 de novembro de 2018.

Art. 23. Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.

MÁRCIO NUNES DE OLIVEIRA

ANEXO I

ORIENTAÇÕES PARA A ELABORAÇÃO DA PESQUISA DE PREÇOS

A pesquisa de preços possui como objetivos estimar o custo do objeto a ser contratado/adquirido para definição dos recursos orçamentários necessários e estabelecer o preço máximo referencial a ser utilizado para o julgamento dos preços ofertados no processo licitatório. Dessa forma, se torna imprescindível atentar-se para os regramentos estabelecidos para a realização da pesquisa de preços, estabelecidas na legislação vigente e nas seguintes orientações.

1 Das definições

Para melhor compreender a Portaria é necessário padronizar as seguintes definições:

1.1 Análise crítica primária: exame minucioso de dados efetuado pela área técnica demandante acerca dos resultados obtidos na pesquisa, perfazendo-se em: critério valorativo, devendo-se observar similaridade entre os preços pesquisados; critério qualitativo, devendo-se aferir similaridade entre objeto pesquisado e objeto demandado; critério quantitativo, devendo-se pugnar por pesquisas que detenham quantidades similares ou próximas às necessidades reais do órgão.

1.2 Análise crítica secundária: aplicação do método de dispersão de preços, objetivando a eliminação de resultados não homogêneos da cesta de preços.

1.3 Unidade requisitante: unidade responsável por especificar o objeto a ser contratado ou adquirido e por realizar a pesquisa de preços, determinando o preço de referência.

1.4 Preço de referência: valor obtido a partir de método matemático (média, mediana, menor preço ou outro) aplicado em série de preços válidos coletados na pesquisa de mercado.

1.5 Mapa comparativo de preços: planilha com o resultado compilado da pesquisa de preços realizada, contendo os preços do objeto por item e global;

1.6 Unidade responsável pela conformidade da pesquisa de preços: unidade ligada a autoridade licitante, responsável por verificar se a pesquisa seguiu o rito estabelecido na Instrução Normativa nº 73, de 2020, da Secretaria de Gestão da Secretaria de Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia, e suas alterações, bem como o que estabelece a presente Portaria, não adentrando as justificativas técnicas, de oportunidade e conveniência utilizadas para definir o preço de referência. Caso o órgão não possua em sua estrutura unidade específica, tais atribuições são atinentes à unidade licitante.

1.7 Autoridade competente pela pesquisa: autoridade da unidade requisitante, responsável pela justificativa e aprovação das excepcionalidades previstas neste normativo.

1.8 Autoridade licitante: autoridade responsável pelo processo licitatório.

1.9 Média: obtém-se somando os valores de todos os dados e dividindo a soma pelo número de dados.

1.10 Mediana: depois de ordenados os valores por ordem crescente ou decrescente, a mediana é o valor que ocupa a posição central, se a quantidade desses valores for ímpar, ou a média dos dois valores centrais, se a quantidade desses valores for par.

1.11 Desvio padrão: medida que expressa o grau de dispersão de um conjunto de dados. Quanto maior o desvio padrão, maior a dispersão nos dados. O desvio padrão indica o quanto um conjunto de dados é uniforme. Quanto mais próximo de "0" for o desvio padrão, mais homogêneo são os dados.

1.12 Jogo de Planilha: ocorrência de alterações quantitativas na planilha contratual, por meio de acréscimos, decréscimos, supressões ou inclusões de serviços e materiais, bem como de variações de preços nas medições, que modifiquem o ponto de equilíbrio econômico-financeiro, sem justificativa adequada, causando danos ao erário.

1.13 Sobrepreço: preço contratado em valor expressivamente superior aos preços referenciais do mercado.

2 Da abrangência da Portaria:

O disposto nesta Portaria aplicar-se-á a todo procedimento licitatório a ser efetuado no âmbito dos órgãos e entidades vinculadas do Ministério da Justiça e Segurança Pública, bem como para fins de aferição da vantajosidade de manutenção dos contratos prorrogáveis ou de adesão à ata de registro de preços.

Aplicam-se as disposições constantes nesta Portaria aos procedimentos de dispensa e de inexigibilidade de licitação, no que couber, sem prejuízo das disposições contidas na Orientação Normativa AGU nº 17, de 2009.

A presente Portaria não se aplica aos casos definidos na Instrução Normativa nº 73, de 2020, da Secretaria de Gestão da Secretaria de Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia e a outros que, por expressa determinação legal ou regulamentar, estejam dispensados da obrigatoriedade da realização da pesquisa de preços.

3 Da orientação do Tribunal de Contas da União:

A unidade requisitante, conforme orientação do Tribunal de Contas da União, deverá consultar o maior número de fontes possíveis, de modo a possibilitar que a pesquisa de preços reflita o real comportamento do mercado, levando em conta diversas origens, como, por exemplo, contratos anteriores do próprio órgão e os firmados por outros órgãos públicos, valores registrados no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - SIASG, nas atas de registro de preços da Administração Pública Federal e cotações com fornecedores (Acórdãos n° 2.318/2014 - Plenário e Acórdão 2.816/2014 - Plenário).

Caberá à unidade requisitante analisar criticamente os dados fornecidos para a elaboração da cesta de preços, demonstrando a compatibilidade com o objeto a ser contratado, considerando todos os fatores que influenciam na formação dos custos, como por exemplo quantitativo, sazonalidade, variação cambial, especificação técnica, etc.

4 Dos parâmetros de pesquisa:

Para a elaboração da Pesquisa de Preços, deverão ser considerados os seguintes parâmetros e orientações:

4.1 Parâmetro I - painel de preços, disponível no endereço eletrônico <gov.br/paineldeprecos>.

Cabe à unidade requisitante analisar as alternativas apresentadas no painel de preços e, de acordo com a oportunidade e conveniência, elaborar uma cesta de preços aceitáveis condizente com as especificações técnicas e gerais do objeto, sendo necessário efetuar análise qualitativa e crítica das informações e dados fornecidos pelo Painel.

Deverá ser demonstrada na instrução do processo administrativo a compatibilidade dos dados pesquisados com o objeto da contratação ou prorrogação.

4.2 Parâmetro II - pesquisa por meio de contratações similares de outros entes públicos.

Para a utilização deste parâmetro, deverão ser utilizados, na pesquisa, contratos administrativos, ou seus respectivos termos aditivos, que se encontrem em execução ou concluídos nos cento e oitenta dias anteriores à data da pesquisa de preços, sendo ainda possível a utilização de atas de registro de preços, desde que vigentes.

É necessário efetuar análise qualitativa e crítica das informações coletadas, a fim de comprovar a validade dos preços e sua compatibilidade e adequação em relação ao objeto da contratação ou prorrogação.

4.3 Parâmetro III - pesquisa com base em publicações em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso.

Mídia especializada: esse método de pesquisa não necessariamente deve ser vinculado a um portal de internet, mas a outros meios, tais como: jornais, revistas, estudos, desde que haja notório e amplo reconhecimento no meio em que se encontra inserida. Ex. Tabela Fipe.

Sítio eletrônico especializado: caracteriza-se pelo fato de estar vinculado necessariamente a um portal na internet com a utilização de ferramentas de busca de preços ou tabela com listas de preços, atuando de forma exclusiva ou preponderante, na análise de preços de mercado, desde que haja um notório e amplo reconhecimento no âmbito de sua atuação. Ex. Webmotors, Wimóveis, Imóvelweb, etc.

Sítio eletrônico de domínio amplo: sítio eletrônico presente no mercado nacional de comércio eletrônico ou de fabricante do produto, detentor de boa credibilidade no ramo de atuação, desde que seja uma empresa legalmente estabelecida. Sempre que possível, a pesquisa deve recair em sítios eletrônicos seguros, detentores de certificados que venham a garantir que estes são confiáveis e legítimos. Ex. Americanas, Saraiva, Submarino, etc.

A pesquisa não poderá considerar preços com descontos ou advindos de promoções concedidas nos sítios eletrônicos pesquisados, devendo levar em consideração também o custo do frete.

Os itens oriundos da pesquisa realizada por este parâmetro devem ser contabilizados com o valor do frete, sendo este calculado sobre as quantidades totais de itens apresentadas em termo de referência (TR) ou estudo técnico preliminar (ETP), visto que o valor do frete varia de acordo com as quantidades solicitadas. Feito isto, deve-se dividir o valor do frete pela quantidade total de itens e, depois, somar o valor resultante com o valor do item em si.

Deverá ser demonstrado na instrução do processo administrativo a compatibilidade dos dados pesquisados com o objeto da contratação/prorrogação.

4.4 Parâmetro IV - pesquisa com os fornecedores.

As solicitações de orçamento junto aos fornecedores deverão ser realizadas formalmente, por meio de ofício ou mensagem eletrônica, os quais deverão ser juntados aos autos como comprovantes, mesmo nos casos em que não lograrem êxito.

O responsável pela formalização da consulta deverá assegurar a isonomia entre os fornecedores consultados, prestando as mesmas informações, esclarecimentos e documentação, se for o caso, necessários para produção da proposta de preços.

Deverá ser concedido prazo razoável para o recebimento do orçamento, a depender da complexidade do objeto, não podendo ser inferior a cinco dias úteis, a contar da data da solicitação.

Somente serão admitidas as propostas cujas datas não se diferenciem em mais de cento e oitenta dias entre elas, a contar da data de assinatura.

As propostas deverão conter, no mínimo:

a. razão social;

b. CNPJ;

c. contatos - endereço, telefone, e-mail, etc.;

d. especificação do objeto;

e. valores unitários e global;

f. prazo de validade da proposta; e

g. identificação e assinatura do representante legal da empresa.

As propostas deverão informar, expressamente, também, que os preços apresentados contemplam todos os custos necessários à prestação do serviço ou fornecimento do bem, tais como: taxas, fretes, seguros, deslocamento de pessoal, encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais ou quaisquer outras obrigações que possam incidir direta ou indiretamente sobre o objeto.

Caso o orçamento proposto esteja com sua validade vencida, será solicitado um novo ou a sua revalidação, mediante declaração do representante legal do fornecedor, mantendo as mesmas condições apresentadas anteriormente, sendo necessário, no entanto, informar nova data de validade do orçamento.

Nos casos em que a unidade requisitante utilizar somente os parâmetros III ou IV, será necessário justificar o insucesso na busca por preços referentes aos parâmetros I e II, apresentando, respectivamente, imagens capturadas das telas de busca do painel de preços ou do portal de compras (descrição completa do objeto, preço unitário e data de validade) e documentos ou e-mails de resposta dos entes públicos, respeitando o prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado, o qual não será inferior a cinco dias úteis.

Os documentos comprobatórios deverão ser acostados aos autos, preferencialmente, organizados em arquivo compactado, cujas pastas devem ser nomeadas com os parâmetros utilizados para a pesquisa de preços, facilitando a conferência, bem como o controle interno e externo, se for o caso.

Nas solicitações de orçamento deve constar a necessidade de as propostas serem acompanhadas das informações indicadas no início deste tópico.

As solicitações de orçamento devem ser acompanhadas de informações detalhadas concernentes às especificações e aos critérios de fornecimento dos bens ou serviços pretendidos, como por exemplo, prazo, local de entrega, quantidade, frete, garantia.

5 Das metodologias de estabelecimento do preço de referência:

O preço de referência da contratação será obtido pelas metodologias média, mediana ou o menor dos preços encontrados. O Anexo II da presente Portaria traz os modelos dos mapas comparativos de preços pelos métodos indicados - média, mediana e menor preço.

A definição do método para estabelecer o preço de referência para a aquisição/contratação é tarefa discricionária do gestor público. Assim, em razão de ser suscetível aos valores extremos, a média é utilizada normalmente quando os dados estão dispostos de forma homogênea. A mediana é o valor do meio que separa a metade maior da metade menor no conjunto de dados. Ela é menos influenciada por valores muito altos ou muito baixos, normalmente adotada em casos nos quais os dados são apresentados de forma mais heterogênea. O menor preço deve ser utilizado quando for mais vantajoso que fazer uso da média ou da mediana, ou quando da pesquisa restarem apenas dois preços válidos.

A vantajosidade para adesão à ata de registro de preços restará comprovada na medida em que a Administração contratante ou aderente demonstrar cabalmente que o preço registrado é compatível com os preços praticados no mercado no qual serão adquiridos os bens ou serviços.

Nos casos de prorrogação de vigência contratual, a unidade requisitante deverá demonstrar a vantajosidade com a metodologia de menor preço, média ou mediana, com o objetivo de demonstrar que a continuidade do contrato é mais vantajosa que a realização de nova licitação, desconsiderando os valores inexequíveis e os excessivamente elevados, em conformidade com o inciso II do art. 57 da Lei 8.666, de 1993, e Item 4 do Anexo IX da Instrução Normativa nº 5, de 2017, da Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão.

Em se tratando de contratações por itens agrupados, deverá ser comprovada a vantajosidade de cada item que compõe o grupo e não, somente, a do valor global, podendo a Administração negociar os valores contratados.

6 Da necessidade de análise crítica dos dados coletados/preços excessivamente elevados e inexequíveis:

A unidade requisitante deverá avaliar, de forma crítica, a pesquisa de preço obtida junto ao mercado, em especial quando houver grande variação entre os valores apresentados, desconsiderando, antes da definição do preço de referência da contratação, os preços excessivamente elevados e os inexequíveis, com base em critérios fundamentados e descritos expressamente no processo.

Os critérios e parâmetros a serem analisados devem ser os próprios preços encontrados na pesquisa, a partir de ordenação numérica na qual se busque excluir, motivadamente, aqueles que mais se destoam dos demais preços pesquisados.

As propostas de preços inexequíveis e excessivamente elevadas deverão ser desconsideradas antes da definição do preço de referência da contratação, utilizando-se como base de cálculo o desvio padrão, conforme Anexo II-D e os critérios do § 1° do art. 5° da presente Portaria.

O Anexo II da presente Portaria traz modelo de planilha para exclusão de propostas inexequíveis e excessivamente elevadas considerando o método de desvio padrão. Entretanto, excepcionalmente, se justificado e autorizado pela unidade requisitante, poderá ser utilizado outro critério para desconsiderar os preços destoantes da pesquisa, a fim de definir o preço que melhor represente aqueles praticados no mercado.

A unidade requisitante deverá, ainda, atestar que as fontes de consulta utilizadas para a elaboração da pesquisa de preços atendem às especificações previstas no Termo de Referência - TR ou Projeto Básico (PB). No caso de atendimento parcial às especificações do TR ou PB, a área técnica deverá justificar a escolha dos preços utilizados na pesquisa, descrevendo as divergências encontradas e declarando que não comprometem a definição do preço de referência do objeto.

A unidade requisitante deverá apresentar a correlação entre os objetos, nos casos de nomenclaturas diversas para o objeto comparado na pesquisa, e demonstrar a equivalência entre eles.

7 Do mapa comparativo de preços:

O mapa comparativo de preços deve demonstrar a forma de aferição do valor de referência do objeto a ser contratado, devendo ser aprovado pela autoridade da unidade requisitante, responsável pela pesquisa.

8 Das pesquisas de preços aplicadas à Instrução Normativa nº 5, de 2017, da Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão:

Conforme apontado no art. 16 desta portaria, na pesquisa de preço relativa às contratações de prestação de serviços com dedicação de mão de obra exclusiva, aplica-se o disposto na Instrução Normativa nº 5, de 2017, da Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, observando, no que couber, o disposto nesta Portaria. Nestes casos, a pesquisa deve observar as seguintes diretrizes:

a) refinar, se for necessário, a estimativa de preços ou meios de previsão de preços referenciais realizados nos Estudos Preliminares;

b) no caso de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, o custo estimado da contratação deve contemplar o valor máximo global e mensal estabelecido em decorrência da identificação dos elementos que compõem o preço dos serviços, definidos da seguinte forma:

b.1. por meio do preenchimento da planilha de custos e formação de preços, observados os custos dos itens referentes ao serviço, podendo ser motivadamente dispensada naquelas contratações sem que a natureza do seu objeto torne inviável ou desnecessário o detalhamento dos custos para aferição da exequibilidade dos preços praticados;

b.2. por meio de fundamentada pesquisa dos preços praticados no mercado em contratações similares; ou, ainda, por meio da adoção de valores constantes de indicadores setoriais, tabelas de fabricantes, valores oficiais de referência, tarifas públicas ou outros equivalentes, se for o caso; e

b.3. previsão de regras claras quanto à composição dos custos que impactem no valor global das propostas das licitantes, principalmente no que se refere a regras de depreciação de equipamentos a serem utilizados no serviço.

9 Da nota técnica da pesquisa de preços:

A unidade requisitante deverá consolidar o processo de pesquisa de preços em nota técnica ou documento similar, demonstrando, no mínimo:

a) os parâmetros utilizados para a pesquisa de preços;

b) a metodologia empregada para a obtenção do preço de referência;

c) a compilação dos dados da pesquisa;

d) a menção aos documentos comprobatórios válidos que subsidiaram a pesquisa de preços;

e) as justificativas técnicas julgadas necessárias;

f) a referência ao mapa comparativo de preços;

g) a indicação dos valores unitários ou mensal e total ou global;

h) a indicação das autorizações indispensáveis para a contratação;

i) a demonstração da vantajosidade, quando for o caso; e

j) a conclusão, assinalando expressamente o preço de referência.

10 Da responsabilização dos analistas e da autoridade encarregada da pesquisa de preços:

A realização da pesquisa de preços incumbe à unidade requisitante da contratação, uma vez que é a unidade que mais conhece o objeto a ser contratado ou adquirido e que normalmente faz a gestão do macroprocesso no qual o objeto está inserido.

É obrigatória a identificação do servidor responsável pela cotação de preços e a sua assinatura nos documentos de sua autoria (Acórdão TCU nº 909/07 - 1ª Câmara).

A existência de um setor responsável pela pesquisa de preços de bens e serviços a serem contratados pela Administração não isenta o pregoeiro, a comissão de licitação e a autoridade competente de homologar o procedimento licitatório e de verificar se efetivamente os preços ofertados estão de acordo com os praticados, conforme o entendimento do TCU no Acórdão 51/2008 - Segunda Câmara. Nesse sentido, a Corte de Contas tem aplicado multa a esse rol de agentes responsáveis, como, por exemplo, na decisão exarada no Acórdão 2147/2014 - Plenário.

11 Das demais orientações e fontes de consulta:

As orientações apresentadas foram baseadas no Caderno de Logística de Pesquisa de Preços do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão e no Manual de Orientação para a Pesquisa de Preços da Secretaria de Controle Interno do Superior Tribunal de Justiça, que poderão ser aplicados, subsidiariamente.

ANEXO II

MODELOS DOS MAPAS COMPARATIVOS DE PREÇOS

Anexo II-A

Processo:

Objeto:

unidade requisitante:

Item(ns):

Anexo II-B

Processo:

Objeto:

unidade requisitante:

Item(ns):

Anexo II-C

Processo:

Objeto:

unidade requisitante:

Item(ns):

Anexo II-D

Processo:

Objeto:

unidade requisitante:

Item(ns):

Fórmula do desvio padrão:

Sendo:

DP = Desvio Padrão

S= Somatório de todos os preços

Xi = Valor na posição i no conjunto de preços

MA = Média aritmética dos preços

n = Quantidade de preços

ANEXO III

LISTA DE VERIFICAÇÃO - CHECKLIST - PESQUISA DE PREÇOS